Thao tác với bảng tính trong Excel 2016

Thao tác với bảng tính trong Excel 2016

Excel có vai trò đặc biệt quan trọng trong kế toán. Nhưng nhiều bạn kế toán còn rất yếu các thao tác với bảng tính Excel. Do vậy, Kế toán Newtrain đã có bài viết dưới đây hướng dẫn chi tiết tới các bạn thao tác với bảng tính trong Excel 2016.

>>> Xem thêm: Làm quen với phần mềm microsoft excel 2016

Trước hết, các bạn cần nhớ rõ một số thuật ngữ thường dùng trong Excel như sau:

Workbook: là 1 tệp tin (file) trong Excel bao gồm nhiều bảng tính (Wordsheet hay sheet)

Worksheet: gọi tắt là sheet là bảng tính bao gồm nhiều ô (cell) tạo bởi các dòng và cột cho phép người dùng nhập dữ liệu và lập công thức tính toán.

Sheet tabs: là tên của các sheet thể hiện thành các sheet tab ở phía dưới cùng góc trái của cửa sổ Worksheet.

Column: là cột nằm trong các sheet được xác định bởi địa chỉ cột. Ví dụ: Cột A, B, C…

Row: là hàng nằm trong các sheet được xác định bởi địa chỉ hàng. Ví dụ: Hàng 1, 2, 3, 4 …

Cell: là ô giao giữa 1 hàng và 1 cột ở 1 vị trí xác định nào đó. Cell được xác định địa chỉ bởi tên cột và hàng giao nhau.  Ví dụ: ô A3 được xác định bởi tên cột A và hàng số 3

1. Thêm một bảng tính (Sheet)

Từ cửa sổ 1 Workbook, bạn có thể thêm 1 bảng tính excel (worksheet hay sheet) bằng các cách sau:

Cách 1: Bạn ấn đồng thời phím Shift + F11

Cách 2: Bạn bấm phải chuột vào tên sheet

thao-tac-voi-bang-tinh-excel-2016
                 Thao tác với bảng tính Excel 2016

-> Ấn chọn Insert

thao-tac-voi-bang-tinh-excel-2016
                                                                   Thao tác với bảng tính Excel 2016

-> Chọn Worksheet -> Bấm nút OK (hoặc kích đúp chuột vào Worksheet) -> Một sheet mới sẽ được chèn vào vị trí trước vị trí sheet vừa chọn

Cách 3: Bạn ấn vào dấu cộng phía bên phải của thanh sheet tabs

thao-tac-voi-bang-tinh-excel-2016
            Thao tác với bảng tính Excel 2016

2. Đổi tên một bảng tính (Sheet)

Mỗi bảng tính Excel được đặt tên mặc định là Sheet1, Sheet2, Sheet3 … Vì vậy nếu bạn muốn đặt tên bảng tính sao cho phản ánh được nội dung, bạn có thể đặt lại tên cho bảng tính. Cách đổi tên một bảng tính như sau:

Cách 1: Bạn bấm phải chuột vào bảng tính (sheet) cần đổi tên:

 

thao-tac-voi-bang-tinh-excel-2016
Thao tác với bảng tính Excel 2016

-> Ấn chọn Rename

-> Con trỏ chuột sẽ bôi đen tên Sheet cần đổi

-> Bạn xoá tên cũ và gõ tên mới cho Sheet

-> Di chuột bấm ra vị trí bất kỳ khác trên bảng tính (hoặc ấn phím Enter)

-> Tên sheet đã được đổi thành công

Cách 2: Bạn click đúp vào tên sheet cần đổi tên

-> Con trỏ chuột sẽ bôi đen tên Sheet cần đổi

-> Bạn xoá tên cũ và gõ tên mới cho Sheet

-> Di chuột bấm ra vị trí bất kỳ khác trên bảng tính (hoặc ấn phím Enter)

-> Tên sheet đã được đổi thành công

Chú ý: Tên sheet đặt ngắn gọn (vì excel giới hạn ký tự đặt tên sheet) và không đặt trùng tên với các sheet khác

3. Xoá một bảng tính (Sheet)

Để xoá một bảng tính (sheet) bạn thực hiện như sau:

-> Bấm phải chuột vào sheet cần xoá trên thanh sheet tabs

thao-tac-voi-bang-tinh-excel-2016
         Thao tác với bảng tính Excel 2016

-> Ấn chọn Delete

-> Bảng tính (sheet) đã được xoá khỏi thanh sheet tabs

4. Cách ẩn/hiện bảng tính (Sheet)

a. Ẩn bảng tính (Sheet)

Bạn có thể ẩn bảng tính (sheet) bằng cách sau:

-> Bấm phải chuột vào sheet cần ẩn trên thanh sheet tabs

thao-tac-voi-bang-tinh-excel-2016
            Thao tác với bảng tính Excel 2016

-> Ấn chọn Hide

-> Bảng tính (sheet) đã được ẩn khỏi thanh sheet tab

b. Hiện lại bảng tính (Sheet) đã ẩn

Sau khi bạn ẩn bảng tính (sheet) bạn có thể hiện lại các sheet đã ẩn bằng cách:

-> Bấm chuột phải vào 1 sheet bất kỳ còn lại trên thanh sheet tabs

thao-tac-voi-bang-tinh-excel-2016
            Thao tác với bảng tính Excel 2016

-> Ấn chọn Unhide

-> Xuất hiện cửa số màn hình sau:

thao-tac-voi-bang-tinh-excel-2016
                      Thao tác với bảng tính Excel 2016

-> Chọn sheet cần hiện và ấn nút OK

5. Cách di chuyển bảng tính (Sheet)

Di chuyển qua lại giữa các bảng tính

Cách 1: nhấp chuột vào sheet cần chọn

Cách 2:  ấn đồng thời phím sau

– Ctr + PgDn: di chuyển đến sheet kế tiếp

– Ctr + PgUp: để di chuyển đến sheet trước đó.

6. Cách thay đổi vị trí và sao chép các bảng tính (Sheet)

Để thay đổi hay di chuyển Sheet từ vị này tới vị trí khác trên thanh sheet tabs bạn có thể thực hiện theo các cách sau đây:

Cách 1: Nhấp và giữ chuột vào Sheet cần di chuyển, kéo thả tới vị trị mới trên thanh sheet tabs.

Cách 2: Bấm phải chuột vào Sheet cần di chuyển trên thanh sheet tabs

thao-tac-voi-bang-tinh-excel-2016
                    Thao tác với bảng tính Excel 2016

-> ấn chọn Move or Copy Sheet… xuất hiện cửa sổ màn hình sau:

thao-tac-voi-bang-tinh-excel-2016
                    Thao tác với bảng tính Excel 2016

+ Nếu bạn muốn di chuyển sheet trong workbook hiện thời:

-> ở To book  bạn để giá trị mặc định workbook hiện thời

-> chọn vị trí mới cho Sheet trong mục Before Sheet (đứng trước Sheet nào hoặc chọn mov to end để di chuyển tới vị trí cuối cùng trên thanh sheet tab)

-> ấn nút OK

-> sheet đã được di chuyển đến vị trí mới

+ Nếu bạn muốn di chuyển sheet tới workbook khác (đang mở)

-> Ở hộp chọn To book -> bạn ấn vào mũi tên bên phải hộp chọn -> hộp chọn sẽ list ra danh sách các workbook đang mở (các file excel) -> chọn workbook cần di chuyển sheet tới

thao-tac-voi-bang-tinh-excel-2016
                    Thao tác với bảng tính Excel 2016

-> Ấn nút OK

-> Bạn đã di chuyển sheet tới một workbook khác đang mở

+ Nếu bạn muốn copy sheet bạn cũng thực hiện như trên đồng thời tích vào mục Create a copy: khi đó chương trình sẽ thực hiện di chuyển một bản copy sheet sang vị trí mới cùng workbook hoặc khác work book

7. Bảo mật bảng tính (Sheet)

Các bạn có thể bảo mật bảng tính bằng cách thực hiện như sau

Chọn sheet cần bảo mật -> ấn chuột phải -> xuất hiện cửa sổ sau:

thao-tac-voi-bang-tinh-excel-2016
            Thao tác với bảng tính Excel 2016

-> Ấn chọn Protect Sheet…

-> Xuất hiện cửa sổ màn hình sau:

thao-tac-voi-bang-tinh-excel-2016
           Thao tác với bảng tính Excel 2016

-> Tích chọn các mục cần bảo mật (cho phép hoặc không cho phép người dùng thao tác gì trên sheet. Ví dụ: định dạng ô, cột, hàng; thêm cột, hàng, link liên kết; xoá cột, hàng)

-> Nhập mật khẩu vào ô Password to unprotect sheet

-> Ấn nút Ok

-> Như vậy bạn đã bảo mật sheet thành công

Cách gỡ bảo mật cũng tương tự khi xuất hiện chức năng UnProtect Sheet

8. Lưu WorkBook và các bảng tính (sheets)

Sau khi kết thúc các thao tác làm việc trong một File Excel bạn muốn lưu lại trên ổ đĩa để có thể sử dụng sau đó, bạn có thể lưu một WorkBook bằng các cách sau đây:

Cách 1: Ấn đồng thời phím Ctr + S

thao-tac-voi-bang-tinh-excel-2016
                                                                          Thao tác với bảng tính Excel 2016

-> Chọn đường dẫn đến ổ đĩa cần lưu file. Ví dụ chọn Desktop -> xuất hiện cửa sổ sau:

thao-tac-voi-bang-tinh-excel-2016
                                                 Thao tác với bảng tính Excel 2016

-> Ấn nút Save để lưu file

Cách 2: Bạn chọn File -> chọn Save và làm tương tự như trên

Như vậy, chúng tôi đã hướng dẫn các bạn thực hiện các thao tác với bảng tính trong Excel 2016.

>>> Bài viết liên quan: Hướng dẫn thêm, xóa, ẩn, hiện hàng trong excel 2016

Hy vọng bài viết trên sẽ giúp ích cho các bạn!

Hãy theo dõi các bài viết tiếp theo của Kế toán Newtrain để biết cách sử dụng các chức năng khác của Excel 2016.

Mọi thắc mắc các bạn xin để lại comment bên dưới bài viết hoặc liên hệ trực tiếp với Trung tâm đào tạo NewTrain theo thông tin sau:

Trung tâm đào tạo NewTrain

Hotline: 098.721.8822

Fanpage: Kế Toán Newtrain –  Địa Chỉ Số 1 Về Đào Tạo Kế Toán Thực Tế

Email: daotao.newtrain@gmail.com

Trung tâm đào tạo NewTrain chúc các bạn thành công!

0/5 (0 Reviews)
Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Gọi điện
Gọi điện
Messenger
Messenger
Chat Zalo
Chat Zalo