Hóa đơn điện tử là giải pháp hóa đơn mới có nhiều điểm ưu việt hơn so với hóa đơn giấy. Vì vậy khi sử dụng sẽ có nhiều điểm còn mới là, gây thắc mắc cho người sử dụng và khách hàng về hóa đơn điện tử. Sau đây, trung tâm đào tạo kế toán Newtrain sẽ liệt kê tổng hợp các thắc mắc thường gặp về hóa đơn điện tử.

>>> Xem thêm: 9 điều kế toán phải biết về hóa đơn điện tử

1. Các thủ tục để phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử mới nhất?

TRẢ LỜI:

Để doanh nghiệp có thể phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử trong hoạt động kinh doanh, cần thực hiện các thủ tục sau:

B1: Ra quyết định sử dụng hóa đơn điện tử và gửi cho Cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế. Doanh nghiệp sẽ chịu trách nhiệm về quyết định này

(Sử dụng theo mẫu Số 1 Phụ lục của Thông tư 32)

B2: Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử và gửi cho Cơ quan thuế quản lý trực tiếp (Sử dụng theo mẫu Số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này)

B3: Cung cấp ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu đến Cơ quan thuế.

Lưu ý: Doanh nghiệp có thể gửi cùng lúc 3 giấy tờ trên đến Cơ quan thuế để rút ngắn thời gian đăng ký.

Tổng hợp thắc mắc về hóa đơn điện tử
Tổng hợp thắc mắc về hóa đơn điện tử

2. Có thể sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy không?

TRẢ LỜI:

Căn cứ vào Khoản 3 Điều 7 Thông tư 32/2011/TT-BTC: Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử) và phải thực hiện thông báo phát hành từng hóa đơn theo quy định. Tuy nhiên, đối với mỗi mặt hàng hóa hoặc dịch vụ thì chỉ được sử dụng 1 loại hóa đơn duy nhất.

3. Khi thay đổi các chỉ tiêu bắt buộc trên hóa đơn có cần thông báo với Cơ quan thuế không?

TRẢ LỜI:

Cụ thể nếu một công ty đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, muốn thực hiện thay đổi các chỉ tiêu trên hóa đơn nhưng không làm thay đổi các thông tin liên quan đến ngân hàng, tên công ty,… thì có thể thực hiện thay đổi chỉ tiêu mà không cần thông báo với Cơ quan thuế.

4. Lưu hóa đơn điện tử dưới dạng định dạng file nào?

TRẢ LỜI:

Hiện nay, để thống nhất các dữ liệu lưu trữ hóa đơn trên toàn bộ hệ thống lưu trữ đang hoạt động tại Việt Nam, dữ liệu hóa đơn điện tử được lưu trữ dưới dạng file XML (có giá trị pháp lý) và file PDF (bản thể hiện thông tin của file XML và không có giá trị pháp lý).

5. Doanh nghiệp có thể gửi hóa đơn cho Khách hàng của mình bằng những hình thức nào?

TRẢ LỜI:

Có nhiều hình thức để doanh nghiệp có thể gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng, điển hình như:

  • Gửi trên Cổng tiếp nhận hóa đơn điện tử của bên phát hành (Web, App): Mỗi khách hàng sẽ được cung cấp 1 tài khoản riêng trên hệ thống.
  • Gửi tới địa chỉ email của khách hàng
  • Gửi tự động đến Tool tiếp nhận hóa đơn (được cài đặt trên máy tính của bên nhận)
  • Tích hợp qua Services

6. Khi bên mua hàng cần hóa đơn giấy có giá trị pháp lý như hóa đơn điện tử? Bên bán cần phải làm gì?

TRẢ LỜI:

Trường hợp này thường là bên mua có nhu cầu xuất hóa đơn giấy (được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử) để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa, phục vụ lưu thông hàng hóa trên các tuyến đường và địa bàn yêu cầu của cơ quan chức năng. Lúc này, bên bán sẽ thực hiện:

  • Đăng nhập vào hệ thống phát hành hóa đơn
  • Chọn chức năng “CHUYỂN ĐỔI HÓA ĐƠN”
  • Tìm kiếm đến số hóa đơn cần chuyển đổi
  • Thực hiện chuyển đổi “Chứng minh nguồn gốc” và xuất hóa đơn.
  • Ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật của người bán, đóng dấu của người bán.

Lưu ý: Hóa đơn chuyển đổi này bên bán chỉ được quyền cấp 1 lần cho bên mua.

7. Bên mua có phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử không?

TRẢ LỜI:

Trường hợp 1: Khách hàng là doanh nghiệp, cần sử dụng hóa đơn điện tử vào các hoạt động hạch toán và khai thuế:

  • Hóa đơn điện tử điện, nước, viễn thông: Bên mua không cần thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử, vẫn được coi là hợp lệ về tính pháp lý và được Cơ quan thuế chấp nhận.
  • Các trường hợp còn lại yêu cầu phải bên mua phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử,

Trường hợp 2: Khách hàng là doanh nghiệp không cần sử dụng hóa đơn điện tử vào các hoạt động hạch toán và kê khai thuế. Các cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ của bên nhà cung cấp.

Không cần thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử khi mua.

8. Bên mua hàng có phải thực hiện lưu hóa đơn điện tử không?

TRẢ LỜI:

Về việc lưu trữ hóa đơn điện tử khi thực hiện giao dịch, quy định như sau:

  • Yêu cầu bên bán và bên cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử lưu trữ hóa đơn cho bất kỳ khách hàng nào
  • Khách hàng: có thể lưu (không bắt buộc).

Tiếp tục cập nhật…..

Trên đây là tổng hợp thắc mắc về hóa đơn điện tử thường gặp nhất đối với người sử dụng. Mọi thắc mắc các bạn xin để lại comment bên dưới bài viết hoặc liên hệ trực tiếp với Trung tâm đào tạo NewTrain theo hotline 098.721.8822

 

Hỗ trợ giải đáp




Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Tư vấn trực tiếp (24/7) 098.721.8822