Cũng giống như hóa đơn giấy, các doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn điện tử cũng cần phải lưu trữ. Lưu trữ hóa đơn điện tử cần phải tuân thủ theo các quy định của Chính phủ. Như vậy, lưu trữ hóa đơn điện tử thế nào là hợp lý? Sau đây, trung tâm kế toán Newtrain sẽ hướng dẫn các bạn phương pháp lưu trữ hóa đơn điện tử.

>>> Xem thêm: Tổng hợp thắc mắc về hóa đơn điện tử

1. Tại sao cần lưu trữ hóa đơn điện tử?

Chắc mọi người cũng đã biết, dữ liệu HDĐT được lưu trên hệ thống máy chủ, các bên sử dụng sẽ truy xuất thông tin hóa đơn từ 1 máy chủ đó. Thông thường, các đơn vị có liên quan đến hóa đơn điện tử, bao gồm: bên bán, bên mua,… cũng phải lưu bản sao trên hệ thống của riêng họ. Mục đích để mỗi đơn vị chủ động hơn trong các giao dịch, tránh tình trạng phụ thuộc vào website/phần mềm hóa đơn điện tử của bên bán.

"Cách

2. Định dạng hóa đơn điện tử khi lưu

Khác với hóa đơn giấy, HDĐT là dạng dữ liệu được lưu trữ trên máy tính, nên có thể khả năng về thay đổi, lưu trữ và chuyển sang nơi khác rất linh động và nhanh chóng. Ngoài ra, để đảm bảo việc đồng bộ dữ liệu, HDĐT cần phải được quy định về định dạng lưu trữ chung cho tất cả đơn vị lưu trữ. Cụ thể, hóa đơn điện tử được lưu trữ dưới 2 định dạng chính là: XML và PDF

Trong đó:

  • File XML là file chính chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, có giá trị pháp lý đối với Nhà nước.
  • File PDF là file thể hiện của file XML các nội dung trên hóa đơn, có dạng như một tờ hóa đơn thông thường và không có giá trị pháp lý.

3. Các điều kiện để lưu hóa đơn điện tử

Căn cứ vào các quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC, hướng dẫn quy định về Hóa đơn theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, doanh nghiệp trước khi tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử cần đảm bảo hóa đơn điện tử đảm bảo các điều kiện sau:

Về hình thức hóa đơn:

  • HDĐT khi lưu trữ phải đảm bảo hình thức giống với khuôn mẫu được ban hành của Chính phủ.
  • Xác nhận của bên chịu trách nhiệm (chữ ký điện tử / chữ ký số)

Về thông tin hóa đơn:

  • HDĐT được lưu trữ theo trình tự chặt chẽ, bắt buộc phải có đầy đủ thông tin về thời gian (giờ, phút, ngày, tháng, năm) tạo hóa đơn.
  • Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin (đầy đủ, chưa bị thay đổi ngoài những thay đổi của các hình thức phát sinh trong giao dịch) trên HDĐT khi được tạo ra từ dạng cuối cùng (XML).
  • Đảm bảo thông tin trên hóa đơn điện tử có thể được truy cập và sử dụng một cách bình thường khi cần thiết.

4. Cách lưu hóa đơn điện tử

Căn cứ vào các quy định tại Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC về lưu trữ hóa đơn điện tử:

Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp HDĐT được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ HDĐT theo thời hạn nêu trên.

Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin (ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.

5. Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử

Về thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử, theo quy định của Cơ quan thuế, hóa đơn sau khi được khởi tạo phải được lưu trữ theo thời hạn của Luật Kế toán (thông thường là 10 năm).

6. Lưu ý khi lưu trữ hóa đơn điện tử

Đối với hóa đơn giấy tự in hoặc đặt in, nếu lưu trữ không cẩn thận sẽ dễ dẫn đến tình trạng mất thông tin do cháy, nổ, ẩm mốc, ướt,… Đối với hóa đơn điện tử thì việc mất dữ liệu cho cháy nổ khó có thể xảy ra, tuy nhiên vì là dữ liệu lưu trên máy tính nên sẽ có các vấn về liên quan đến máy tính. Máy tính có thể bị mất dữ liệu, bị xóa, dữ liệu bị lỗi khi có các chương trình virus xâm nhập, gây treo hệ thống, không thể truy xuất thông tin. Để giải quyết, ta cần lưu trữ các bản sao HDĐT trên nhiều ổ cứng khác nhau, lưu trên bộ nhớ đám mây.

Bất kỳ loại hóa đơn nào cũng cần phải có những phương pháp lưu trữ hợp lý. Cần đảm bảo các yêu cầu về an toàn và toàn vẹn thông tin khi lưu trữ. Hy vọng sau bài viết này, mọi người sẽ có thêm kiến thức về Lưu trữ hóa đơn điện tử. Mọi thắc mắc các bạn xin để lại comment bên dưới bài viết hoặc liên hệ trực tiếp với Trung tâm đào tạo NewTrain theo hotline 098.721.8822

Hỗ trợ giải đáp




Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Tư vấn trực tiếp (24/7) 098.721.8822