Hằng ngày, các cá nhân, tổ chức doanh nghiệp với lượng giao dịch hàng hóa nhiều và liên tục dẫn đến việc không tránh khỏi việc hóa đơn ghi sai thuế suất, tiền thuế, đơn giá, thành tiền,… của nhân viên bán hàng, kế toán.

Để người lập hóa đơn không bối rối trong việc thực hiện đúng quy trình xử lý hóa đơn ghi sai thuế suất, tiền thuế, đơn giá, thành tiền,… trung tâm đào tạo kế toán Newtrain sẽ hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện ngay sau đây.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu

1. Đối với hóa đơn giấy thông thường

a. Hóa đơn ghi sai thuế suất, tiền thuế, đơn giá, thành tiền,… nhưng chưa xé khỏi cuống

Với trường hợp này, hướng xử lý cho nhân viên lập hóa đơn sẽ đơn giản nhất, Cách xử lý như sau:

B1: Nhân viên lập hóa đơn sẽ gạch chéo các liên bằng bút trùng màu với chữ ghi trên hóa đơn và lưu giữ hóa đơn viết sai đó.

B2: Sau đó tiến hành xuất hóa đơn mới.

b. Hóa đơn ghi sai thuế suất, tiền thuế, đơn giá, thành tiền,… đã xé khỏi cuống nhưng chưa đưa cho khách hàng

Trong trường hợp ghi sai hóa đơn, đã xé khỏi cuống nhưng vẫn chưa giao cho khách thì xử lý cũng khá đơn giản. Cụ thể như sau:

B1: Nhân viên lập hóa đơn tiến hành kẹp liên hóa đơn đã ghi sai thuế suất, đơn giá, thành tiền,… vừa xé vào vị trí cũ

B2: Gạch chéo 3 lần liên hóa đơn bằng bút cùng màu mực với chữ ghi trên hóa đơn và lưu giữ.

B3: Cuối cùng xuất hóa đơn mới thay thế.

Lưu ý: Hóa đơn ghi sai thuế suất, tiền thuế, đơn giá, thành tiền,… thì phải được lưu trữ và xuất hóa đơn mới thay thế trong cùng một ngày, nếu để khác ngày có thể vi phạm quy định (phạt tiền từ 4-8 triệu đối với trường hợp lập hóa đơn nhưng không giao cho khách hàng).

Hoá đơn ghi sai thuế suất, tiền thuế, đơn giá, thành tiền…
Hoá đơn ghi sai thuế suất, tiền thuế, đơn giá, thành tiền…

c. Hóa đơn ghi sai thuế suất, tiền thuế, đơn giá, thành tiền,… và đưa đưa cho khách hàng

          Trường hợp chưa kê khai thuế với cơ quan thuế

          Nếu chưa kê khai thuế, thì cá nhân, doanh nghiệp lập hóa đơn tiến hành những bước xử lý sau:

Bước 1: Tiến hành lập biên bản thu hồi hóa đơn đã viết sai thuế suất, đơn giá, thành tiền,…(2 bên mua và bán ký tên, đóng dấu đầy đủ)

Bước 2: Gạch chéo các liên và lưu giữ các hóa đơn nhập sai thuế suất, đơn giá, thành tiền,…

Bước 3: Lập lại hóa đơn mới (Với ngày tháng năm lập phải trùng với ngày lập biên bản thu hồi hóa đơn sai thuế suất, đơn giá, thành tiền,…

           Trường hợp đã kê khai thuế với cơ quan thuế

Dù là bên bán hoặc mua, hoặc cả 2 bên đã kê khai thuế, thì cá nhân, doanh nghiệp lập hóa đơn phải thực hiện những bước xử lý sau:

Bước 1: Tiến hành lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai thuế suất, tiền thuế, thành tiền,… và ghi rõ chi tiết sai sót (2 bên mua bán ký và đóng dấu xác nhận).

Bước 2: Tiếp theo lập hóa đơn điều chỉnh các sai sót cụ thế

Lưu ý: Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ điều chỉnh tăng giảm số lượng hàng hóa, giá bán, thuế VAT, tổng tiền trước thuế và sau thuế,… Đơn giá không được ghi số âm và ngày trên hóa đơn điều chỉnh phải trùng với biên bản điều chỉnh.

2. Đối với hóa đơn điện tử

Việc xử lý hóa đơn điện tử ghi sai thuế suất, tiền thuế, đơn giá, thành tiền,… cũng tương tự như xử lý hóa đơn giấy truyền thống. Thay vì phải sửa lại bằng cách viết lại thủ công thì người lập hóa đơn sử dụng phần mềm trên máy tính, điền vô các mẫu có sẵn ở tiểu thức và gửi trực tiếp cho cơ quan thuế và người mua hàng (không có liên hóa đơn).

a. Hóa đơn điện tử đã có mã Cơ quan thuế bị sai sót nhưng chưa gửi cho khách hàng

Tiến hành xử lý như sau:

B1: Bên bán có trách nhiệm thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử đã lập bị sai thuế suất, tiền thuế, đơn giá, thành tiền,…

B2: Tiến hành lập hóa đơn điện tử mới và gửi cho cơ quan thuế cấp mã hóa đơn mới thay thế trước khi gửi cho người mua.

b. Hóa đơn điện tử đã có mã Cơ quan thuế bị sai sót và đã gửi cho khách hàng

Các bước xử lý:

B1: Bên bán và bên mua phải tiến hành lập đơn thỏa thuận ghi rõ sai sót thuế suất, tiền thuế, đơn giá, thành tiền,… hoặc bên mua thông báo với bên bán (nếu bên bán sai sót) và bên bán thực hiện thông báo cho cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử đã lập sai.

B2: Sau đó phía bên bán tiến hành lập hóa đơn điện tử mới và gửi cho cơ quan thuế cấp mã hóa đơn mới thay thế trước khi gửi cho người mua.

c. Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử bị sai sót và đã gửi cho khách hàng

Các bước thực hiện bao gồm:

B1: Cơ quan thuế thông báo cho bên người bán thông tin sai sót về thuế suất, tiền thuế, đơn giá, thành tiền,… trên hóa đơn điện tử.

B2: Trong thời hạn 2 ngày kể từ ngày ra thông báo, phía bên bán hàng thực hiện  hủy hóa đơn điện tử đã sai sót.

B2: Lập hóa đơn điện tử mới thay thế và gửi lại cho người mua, cơ quan thuế.

Dù là sử dụng hóa đơn giấy truyền thống hay là hóa đơn điện tử, người lập hóa đơn cần cẩn thận trong việc thống kê và ghi chép, nhập liệu dữ liệu trên hóa đơn để tránh phiền hà và mất thời gian tra cứu lại và xử lý.

Trên đây là những chia sẻ của Trung tâm Đào tạo kế toán Newtrain. Mọi thắc mắc xin vui lòng truy cập website:http://www.newtrain.edu.vn hoặc gọi trực tiếp vào hotline:  098.721.8822  để biết thêm chi tiết bạn nhé!

Hỗ trợ giải đáp




Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Tư vấn trực tiếp (24/7) 098.721.8822