Tìm hiểu về vị trí kế toán tổng hợp công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp

Công cụ dụng cụ là tư liệu lao động được doanh nghiệp bổ sung để hỗ trợ quá trình sản xuất, kinh doanh. Tuy giá trị không cao như tài sản cố định nhưng việc hạch toán và phân bổ công cụ dụng cụ cho chính xác cũng là điều quan trọng. Vì thế, hôm nay hãy cùng NewTrain tìm hiểu về vị trí và các nghiệp vụ kế toán tổng hợp công cụ dụng cụ cơ bản trong doanh nghiệp nhé.

Công cụ dụng cụ là tư liệu lao động cần thiết trong doanh nghiệp
Công cụ dụng cụ là tư liệu lao động cần thiết trong doanh nghiệp

1. Khái niệm và công việc của vị trí kế toán tổng hợp công cụ dụng cụ

1.1. Khái niệm công cụ dụng cụ

Theo Điều 26, Thông tư 200/2014/TT-BTC thì:

Công cụ dụng cụ là tư liệu lao động chưa đủ tiêu chuẩn về giá trị và số năm sử dụng để được coi là tài sản cố định, được quản lý và hạch toán như nguyên vật liệu. 

Những tư liệu lao động sau đây được coi là công cụ dụng cụ:

  • Đồ dùng văn phòng, phương tiện quản lý
  • Quần áo, giày dép chuyên dùng để lao động, đồ bảo hộ lao động
  • Dụng cụ, đồ nghề bằng thủy tinh, sành sứ
  • Các loại bao bì bán kèm hàng hóa, được tính tiền riêng, trong quá trình vận chuyển, bảo quản hàng hóa có tính giá trị hao mòn để trừ dần vào giá trị của bao bì
  • Ván khuôn, đà giáo, công cụ dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất, xây lắp
  • Công cụ dụng cụ khác

Còn theo Điều 3, Thông tư 45/2013-TT-BTC:

Công cụ dụng cụ không được ghi nhận là tài sản cố định khi có giá trị dưới 30 triệu đồng, có thời gian sử dụng nhỏ hơn hoặc bằng 1 năm.

1.2. Phân biệt công cụ dụng cụ với nguyên vật liệu, tài sản cố định

Công cụ dụng cụ (CCDC) và nguyên vật liệu (NVL) đều là những tư liệu lao động không đủ điều kiện để trở thành tài sản cố định (TSCĐ). Cụ thể bạn có thể xem những khác biệt sau:

Tiêu chí Nguyên vật liệu Công cụ dụng cụ Tài sản cố định
Khái niệm NVL là tài sản được mua ngoài hoặc tự chế biến với mục đích sản xuất sản phẩm. CCDC là tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng theo như quy định về tài sản cố định. TSCĐ là tư liệu sản xuất có giá trị lớn và được sử dụng cho nhiều chu kỳ sản xuất, kinh doanh.
Về giá trị Không quy định Giá trị dưới 30 triệu đồng Giá trị từ 30 triệu đồng trở lên
Về đặc điểm, thời gian sử dụng, phân bổ – Giá trị NVL sẽ được kết chuyển hết vào chi phí sản xuất, bị biến dạng hoặc tiêu hao hoàn toàn trong 1 chu kỳ sản xuất, kinh doanh.

– Chỉ tham gia vào 1 chu kỳ sản xuất.

– CCDC giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu, giá trị bị hao mòn đến hết thời gian sử dụng.

– Tham gia vào 1 hay nhiều chu kỳ sản xuất, nhưng thời gian phân bổ không quá 36 tháng hoặc theo thời gian thực tế.

– TSCĐ giữ nguyên hình thái ban đầu, bị hao mòn giá trị trong quá trình tham gia sản xuất kinh doanh.

– Tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất với thời gian dài.

1.3. Công việc và trách nhiệm của kế toán tổng hợp công cụ dụng cụ

Để cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác thông tin thì kế toán tổng hợp công cụ dụng cụ cần thực hiện những công việc chủ yếu như sau:

  • Tính toán, ghi chép phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lượng, chất lượng, và giá thành thực tế của CCDC nhập kho.
  • Tập hợp phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời số lượng và giá CCDC xuất kho.
  • Phân bổ hợp lý CCDC sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh.
  • Tính toán và phản ánh chính xác số lượng và giá trị CCDC tồn kho, phát hiện kịp thời CCDC thiếu, thừa, tồn đọng kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế tối đa thiệt hại.
  • Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua, dự trữ và sử dụng từng loại CCDC đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

2. Các tài khoản sử dụng trong hạch toán công cụ dụng cụ

Kế toán tổng hợp công cụ dụng cụ sử dụng chủ yếu tài khoản 153, ngoài ra các tài khoản liên quan là 242, 627, 641, 642. Nội dung các tài khoản như sau:

2.1. TK 153 – Công cụ, dụng cụ

Tài khoản 153 phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các loại CCDC của doanh nghiệp theo giá thực tế.

Kết cấu tài khoản 153 như sau:

1) Bên Nợ: 

  • Giá thực tế của CCDC nhập khi do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công chế biến, nhận góp vốn
  • Giá thực tế CCDC cho thuê nhập lại kho
  • Giá thực tế CCDC thừa phát hiện khi kiểm kê
  • Kết chuyển giá thực tế của CCDC tồn kho cuối kỳ (trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp KKĐK)

2) Bên Có:

  • Giá thực tế CCDC xuất kho sử dụng cho sản xuất, kinh doanh, cho thuê hoặc góp vốn
  • Chiết khấu thương mại khi mua CCDC được hưởng
  • Trị giá CCDC trả lại cho người bán hoặc được người bán giảm giá
  • Giá thực tế CCDC thiếu phát hiện khi kiểm kê
  • Kết chuyển giá trị thực tế của CCDC tồn kho đầu kỳ (trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp KKĐK)

3) Dư Nợ: Giá trị thực tế CCDC tồn kho.

2.2. TK 242 – Chi phí trả trước

Chi phí trả trước liên quan đến CCDC bao gồm:

  • CCDC xuất dùng 1 lần, có thời gian sử dụng dài, cho nhiều chu kỳ kinh doanh, giá trị lớn
  • Giá trị bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê

 2.3. TK 627, 641, 642 

1) Trường hợp kế toán tổng hợp CCDC theo phương pháp kê khai thường xuyên, trường hợp xuất dùng CCDC theo phương pháp phân bổ 1 lần, căn cứ vào giá trị thực tế của CCDC, kế toán hạch toán vào bên Nợ các tài khoản chi phí như sau:

  • TK 627: Công cụ dụng cụ xuất cho bộ phận sản xuất
  • TK 642: Công cụ dụng cụ xuất cho bộ phận quản lý doanh nghiệp
  • TK 641: Công cụ dụng cụ xuất cho bộ phận bán hàng

2) Trường hợp CCDC phải phân bổ nhiều lần thì giá trị phân bổ trong 1 kỳ sẽ được hạch toán về TK 242, cuối kỳ kết chuyển về các TK chi phí là 627, 641, 642 như trên.

3. Phân bổ công cụ dụng cụ

3.1. Phân bổ CCDC là gì? Vì sao phải phân bổ CCDC?

Phân bổ CCDC là việc chia nhỏ giá trị của CCDC để phân bổ dần giá trị vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp.

Về nguyên tắc kế toán, khi doanh nghiệp mua CCDC thì giá thực tế của CCDC không được ghi nhận toàn bộ vào chi phí ngay mà phải kết chuyển sang chi phí trả trước ngắn hạn hoặc dài hạn, sau đó mới được chuyển sang chi phí sản xuất kinh doanh.

3.2. Thời gian phân bổ CCDC

Theo Điều 4, Thông tư 96/2015/TT-BTC thì thời gian phân bổ công cụ dụng cụ khá linh động, tùy theo giá trị và số năm sử dụng: có thể được phân bổ từ 2 tháng đến 36 tháng, không được phân bổ quá 36 tháng (3 năm). 

Nếu CCDC phân bổ đến năm thứ 4 thì giá trị phân bổ đó sẽ không được tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp.

3.3. Công thức xác định giá trị phân bổ một tháng

Giá trị phân bổ CCDC 1 tháng được tính như sau:

Mức phân bổ hàng tháng = Giá trị CCDC : Tổng số tháng cần phân bổ

Trường hợp CCDC được mua về và phân bổ luôn trong tháng:

Mức phân bổ trong tháng phát sinh = (Mức phân bổ 1 tháng : Tổng số ngày của tháng phát sinh) x Số ngày sử dụng trong tháng

Trong đó:

Số ngày sử dụng trong tháng = Tổng số ngày trong tháng p/s – Ngày bắt đầu sử dụng + 1

3.4. Nguyên tắc phân bổ công cụ dụng cụ

Công cụ dụng cụ được phân bổ theo nguyên tắc:

Khi mua CCDC về ngày nào thì ghi tăng CCDC ngày đó. Khi xuất CCDC để sử dụng, tháng đầu tiên giá trị phân bổ sẽ được tính theo ngày, bắt đầu từ ngày CCDC được xuất để sử dụng. 

4. Các bước thực hiện việc theo dõi và hạch toán CCDC

Kế toán tổng hợp CCDC cần theo dõi và hạch toán CCDC theo các bước sau đây.

4.1. Mua công cụ dụng cụ

Khi mua CCDC, kế toán hạch toán theo các trường hợp sau.

  •  Trường hợp mua CCDC nhập kho

Nợ TK 153 

Nợ TK 133 (nếu có)

Có TK 111; 112; 331

  •  Trường hợp mua CCDC đưa vào sử dụng ngay

Nợ TK 242

Nợ TK 133 (nếu có)

Có TK 111; 112; 331

  •  Trường hợp CCDC có giá trị nhỏ, mau hỏng

Nợ TK 623; 627; 641; 642

Nợ TK 133 (nếu có)

Có TK 111; 112; 331

4.2. Xuất dùng

  • Trường hợp giá trị CCDC nhỏ, sử dụng trong 1 kỳ, kế toán hạch toán luôn vào chi phí

Nợ TK 623; 627; 641; 642

Có TK 153

  • Trường hợp CCDC phải phân bổ nhiều kỳ, kế toán phải đưa vào chi phí trả trước

Nợ TK 242

Có TK 153

4.3. Quản lý danh mục CCDC và xác định phương pháp phân bổ

Một trong những việc mà kế toán tổng hợp công cụ dụng cụ cần làm đó là quản lý danh mục CCDC sao cho khoa học, hợp lý. 

Tùy theo bộ phận sử dụng, kế toán CCDC cần phản ánh tình hình tăng, giảm CCDC kịp thời, chính xác. Định kỳ hàng tháng cần lập biên bản kiểm kê CCDC làm căn cứ xác định trách nhiệm trong việc bảo quản, xử lý thừa hoặc thiếu CCDC. 

Mẫu sổ kế toán tổng hợp theo dõi công cụ dụng cụ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC
Mẫu sổ kế toán tổng hợp theo dõi công cụ dụng cụ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

Có các phương pháp phân bổ CCDC như sau:

  • Phương pháp phân bổ 1 lần (100% giá trị): giá trị CCDC được phân bổ 100% trong 1 kỳ xuất dùng, áp dụng trường hợp CCDC có giá trị nhỏ và thời gian sử dụng rất ngắn.
  • Phương pháp phân bổ 2 lần (50% giá trị): khi xuất dùng CCDC, kế toán tiến hành phân bổ 50% giá trị CCDC vào chi phí của kỳ xuất dùng. Khi các bộ phận sử dụng báo hỏng CCDC, kế toán tiến hành phân bổ phần giá trị còn lại của CCDC bị hỏng vào chi phí sản xuất kinh doanh của kỳ báo hỏng .
  • Phương pháp phân bổ dần nhiều lần: căn cứ vào giá trị và thời gian sử dụng hoặc số lần sử dụng dự kiến để kế toán tính ra mức phân bổ cho 1 kỳ hoặc 1 lần sử dụng.

4.4. Phân bổ công cụ dụng cụ

Định kỳ cuối tháng hoặc cuối kỳ kế toán, kế toán thực hiện phân bổ công cụ dụng cụ vào chi phí theo từng bộ phận như sau:

Nợ TK 623; 627; 641; 642

Có TK 242

4.5. Báo hỏng công cụ dụng cụ (theo Thông tư 200)

Khi phát sinh CCDC bị hỏng, các bộ phận sử dụng có trách nhiệm tìm ra nguyên nhân và bồi thường (nếu có).

Kế toán cần ghi giảm CCDC trên sổ theo dõi, đồng thời ghi nhận giá trị còn lại của CCDC vào chi phí

  • Nợ TK 623; 627; 641; 642
  • Có TK 242

Với CCDC có giá trị lớn, doanh nghiệp có thể tiến hành thanh lý, kế toán ghi nhận thu nhập từ thanh lý CCDC

  • Nợ TK 111; 112; 131
  • Có TK 711
  • Có TK 3331

5. Bài tập tổng hợp kế toán hạch toán công cụ dụng cụ

Đề bài

Một doanh nghiệp in ấn trong tháng 3 năm 2019 có phát sinh như sau:

  1. Ngày 15/03, mua 1 bộ máy tính để bàn Dell trị giá 16.500.000 đã bao gồm VAT 10% cho bộ phận bán hàng, máy tính được sử dụng luôn, đã chuyển khoản, thời gian sử dụng 24 tháng.
  2. Ngày 01/04, mua 1 máy in HP cho phòng kế toán, trị giá 5.500.000 đã bao gồm VAT, được xuất dùng luôn, đã thanh toán tiền mặt, thời gian sử dụng 24 tháng.
  3. Ngày 15/04, mua thêm 1 máy in màu cho bộ phận sản xuất, giá trị 27.500.000, thời gian sử dụng 3 năm, nhập kho chưa thanh toán.

Yêu cầu: Định khoản các nghiệp vụ phát sinh và phân bổ CCDC cho từng tháng 3 – 4, biết TK 153 và 242 không có số dư đầu kỳ.

Lời giải

a) Nghiệp vụ 1:

  • Khi mua hàng

Nợ TK 242: 15.000.000

Nợ TK 133: 1.500.000

Có TK 112: 16.500.000

  • Phân bổ chi phí vào cuối tháng 

Giá trị phân bổ của máy tính hàng tháng: 15.000.000 : 24 = 625.000

Giá trị phân bổ của máy tính tháng 3: [(15.000.000 : 24) x (31-15+1)] : 31 = 342.742

Tại thời điểm 31/03/2019:

Nợ TK 641: 342.742

Có TK 242: 342.742

b) Nghiệp vụ 2: 

  • Khi mua hàng

Nợ TK 242: 5.000.000

Nợ TK 133: 500.000

Có TK 111: 5.500.000

  • Phân bổ chi phí vào cuối tháng

Giá trị phân bổ của máy in trong tháng 4: 5.000.000 : 24 = 208.333

Tại thời điểm 30/4:

Nợ TK 641: 625.000 (giá trị phân bổ tháng của CCDC mua NV1)

Nợ TK 642: 208.333

Có TK 242: 833.333

c) Nghiệp vụ 3:

Nợ TK 153: 25.000.000

Nợ TK 133: 2.500.000

Có TK 331: 27.500.000

Kế toán tổng hợp công cụ dụng cụ tuy chỉ là một phần nhỏ trong công việc của kế toán tổng hợp nhưng có vai trò quan trọng đối với bộ máy kế toán doanh nghiệp. Bất kỳ một nghiệp vụ kinh tế phát sinh nào cũng cần được kế toán hạch toán cẩn thận, chính xác, khoa học, hợp lý, giúp cho báo cáo tài chính có số liệu xác thực nhất. 

Trung tâm đào tạo Kế toán NewTrain với nhiều năm đào tạo kế toán, tự hào là cầu nối giữa các học viên với nguồn kiến thức kế toán chuyên sâu. Khi tham gia các khóa học kế toán tổng hợp thực hành tại NewTrain, bạn không chỉ được ôn lại về lý thuyết mà còn được thực hành trên chứng từ thực tế, được truyền bí kíp nghề nghiệp từ các kế toán trưởng có nhiều năm kinh nghiệm làm tại các tập đoàn lớn. Để biết thêm thông tin về các khóa học, các bạn có thể liên hệ với chúng tôi qua một trong các kênh sau để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời nhất:

Trung tâm đào tạo NewTrain chúc các bạn thành công!

>>> Xem thêm: Tài liệu tự học kế toán tổng hợp

5/5 (1 Review)
Avatar

Tốt nghiệp cử nhân khoa Kế toán – Kiểm toán Học viện Ngân hàng. Với niềm đam mê và yêu thích giảng dạy, mình thi tuyển làm giảng viên khoa Kế toán trường Kinh tế, kỹ thuật và Thủy sản và theo đuổi công việc giảng dạy gần 10 năm nay. Mình luôn trau dồi, tìm hiểu những phương pháp giảng dạy cô đọng, dễ hiểu nhất giúp học viên của mình không mất nhiều thời gian mà vẫn tích lũy được những kiến thức quan trọng.

2 thoughts on “Tìm hiểu về vị trí kế toán tổng hợp công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp
  1. Pingback: Tìm hiểu về vị trí kế toán tổng hợp công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp – Ngo Thi Hoan – NewTrain Accounting Education Centre

  2. Pingback: Tìm hiểu về vị trí kế toán tổng hợp công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp – Trung tâm đào tạo Kế toán NewTrain – Trung tâm đào tạo Kế toán NewTrain

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

098.721.8822
098.721.8822
Chat Facebook
Chat Facebook
Chat Zalo
Chat Zalo
Liên hệ
Liên hệ