10+ bộ chứng từ kế toán tổng hợp cho doanh nghiệp nhất định phải biết

Theo Luật kế toán, các chứng từ, hóa đơn kế toán phải đảm bảo tính chất pháp lý, phù hợp với điều kiện hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đầy đủ các văn bản, giấy tờ đi kèm mới được hạch toán vào chi phí hợp lệ. Nhằm giúp bạn có tư liệu tham khảo tốt nhất, bài viết dưới đây sẽ tổng hợp những bộ chứng từ kế toán tổng hợp cho doanh nghiệp quan trọng nhất định các kế toán viên phải biết.

1. Chứng từ kế toán tổng hợp là gì?

1.1. Khái niệm chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán là những giấy tờ, file dữ liệu,… phản ánh những nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh trong doanh nghiệp và là căn cứ để ghi nhận vào sổ sách kế toán. Hiện nay, chứng từ kế toán được lưu trữ dưới dạng giấy tờ là chủ yếu.

Chứng từ, hóa đơn kế toán tổng hợp cần đầy đủ tính pháp lý
Chứng từ, hóa đơn kế toán cần đầy đủ tính pháp lý

1.2. Các loại chứng từ kế toán

Nắm vững các loại chứng từ kế toán, biết cách phân loại, sắp xếp chúng sẽ giúp bạn có một hệ thống chứng từ đầy đủ, dễ dàng quản lý và tránh mất mát, rách, hỏng chứng từ. Một số hệ thống chứng từ có thể kể đến như là:

  • Liên quan đến tiền mặt: phiếu thu, phiếu chi, đề nghị thanh toán, đề nghị tạm ứng,…
  • Liên quan đến ngân hàng: ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, sổ phụ, séc, thư tín dụng L/C, thư bảo lãnh, hợp đồng vay vốn, hợp đồng thế chấp tài sản đảm bảo,… 
  • Liên quan đến mua bán hàng hóa – dịch vụ: báo giá sản phẩm – dịch vụ, hợp đồng kinh tế, hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng, bảng kê kèm theo (nếu có), chứng từ thanh toán (phiếu chi, ủy nhiệm chi), riêng đối với giá trị sản phẩm hàng hóa – dịch vụ trên 20 triệu bắt buộc thanh toán qua tài khoản ngân hàng,…
  • Liên quan đến tiền lương: hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế lương thưởng, bảng chấm công hàng tháng, bảng chấm công làm thêm giờ, bảng thanh toán lương, chứng từ thanh toán tiền lương (phiếu chi nếu thanh toán bằng tiền mặt hoặc ủy nhiệm chi nếu thanh toán qua tài khoản ngân hàng),…
  • Liên quan đến chi phí, doanh thu: hóa đơn đầu vào (sản phẩm, dịch vụ phục vụ nhu cầu sản xuất, kinh doanh trong doanh nghiệp), hóa đơn đầu ra (hóa đơn VAT, hóa đơn bán hàng),…

2. Những bộ chứng từ kế toán tổng hợp quan trọng trong doanh nghiệp

2.1. Nghiệp vụ mua nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ

Đối với nghiệp vụ mua hàng hóa, nguyên vật liệu, dịch vụ bao gồm mua hàng trong nước và nhập khẩu. Chứng từ liên quan đến mỗi trường hợp mua hàng trên cũng có một số sự khác nhau, cụ thể:

1) Đối với mua hàng hóa – dịch vụ trong nước:

  • Bảng báo giá sản phẩm – dịch vụ
  • Hợp đồng kinh tế có đủ chữ ký người đại diện theo pháp luật, đóng dấu, giáp lai
  • Hóa đơn giá trị gia tăng kèm bảng kê (nếu có)
  • Phiếu xuất kho bên bán hoặc biên bản giao hàng hóa
  • Phiếu nhập kho
  • Chứng từ thanh toán hợp lệ

2) Đối với hàng nhập khẩu:

  • Hợp đồng thương mại
  • Tờ khai hải quan hàng nhập và các phụ lục liên quan
  • Phiếu đóng gói hàng hóa
  • Chứng từ thanh toán qua ngân hàng hợp lệ
  • Chứng từ vận chuyển đường biển (B/L)
  • Giấy tờ kiểm định chất lượng sản phẩm (nếu có)
  • Phiếu nhập kho
  • Hóa đơn thương mại
  • Chứng từ nộp thuế nhập khẩu

2.2. Nghiệp vụ bán nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ

Bán hàng và cung cấp dịch vụ là một nghiệp vụ quan trọng giúp mang lại doanh thu và duy trì hoạt động cho doanh nghiệp. Trong nghiệp vụ này cũng có hai trường hợp là bán hàng trong nước và xuất khẩu, chứng từ cần thiết bao gồm:

1) Đối với bán hàng hóa – dịch vụ trong nước:

  • Bảng báo giá sản phẩm – dịch vụ
  • Hợp đồng kinh tế có đủ chữ ký người đại diện theo pháp luật, đóng dấu, giáp lai
  • Phiếu xuất kho/biên bản giao hàng
  • Thanh lý hợp đồng
  • Hóa đơn giá trị gia tăng kèm bảng kê (nếu có)

2) Đối với hàng hóa xuất khẩu:

  • Hợp đồng thương mại
  • Tờ khai hải quan hàng xuất và các phụ lục liên quan
  • Chứng từ vận chuyển đường biển (B/L), chứng từ bảo hiểm
  • Thư tín dụng
  • Hóa đơn thương mại
  • Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (để được hưởng thuế ưu đãi)

2.3. Chi phí lương

Bộ chứng từ hợp lý, hợp lệ dùng để hạch toán vào chi phí tiền lương của doanh nghiệp bao gồm:

  • Hợp đồng lao động (thời vụ, có thời hạn, không thời hạn…)
  • Quy chế lương thưởng chung trong công ty
  • Thỏa ước lao động tập thể (nếu có)
  • Bảng chấm công hàng tháng
  • Bảng chấm công làm thêm giờ
  • Bảng thanh toán lương cùng chứng từ chi lương hợp lệ (phiếu chi, ủy nhiệm chi)
  • Trong trường hợp người lao động được tăng lương cần có quyết định tăng lương
  • Bảng tính bảo hiểm, C12

Đối với hợp đồng giao khoán, cần có chứng từ sau:

  • Hợp đồng giao khoán
  • Hồ sơ thanh quyết toán, hồ sơ nghiệm thu
  • Chứng từ thanh toán hợp lệ

2.4. Chi phí công tác

Đối với mức phí công tác, không có quy định pháp luật nào yêu cầu về mức chi hợp lý, vì thế chỉ cần đủ chứng từ, hóa đơn chứng minh khoản phí công tác đó hợp lệ, thì đều được đưa vào chi phí được trừ của doanh nghiệp. 

Tùy mỗi doanh nghiệp sẽ có mức khoán công tác phí riêng, được thể hiện trong quy chế của doanh nghiệp. Bộ chứng từ để đưa chi phí công tác vào chi phí của doanh nghiệp bao gồm:

  • Quyết định điều động đi công tác: trong đó liệt kê rõ họ tên cán bộ, nội dung công tác, thời gian (ngày, tháng, năm), phương tiện sử dụng (xe công, máy bay, tàu hỏa, xe riêng,…)
  • Giấy đi đường có xác nhận của doanh nghiệp (thời gian đi, thời gian về), nơi công tác (thời gian đến, thời gian đi) và xác nhận lưu trú của nơi nghỉ chân (khách sạn, nhà nghỉ, nhà trọ,…)
  • Các hóa đơn, chứng từ chứng minh mức chi khi đi công tác: vé máy bay, vé tàu xe, hóa đơn phòng nghỉ, hóa đơn ăn uống, hóa đơn taxi,…

2.5. Chứng từ vé máy bay

Đối với chứng từ vé máy bay, quy định về chứng từ cần có để hạch toán vào chi phí của doanh nghiệp gồm có 2 trường hợp:

1) Khi doanh nghiệp mua vé máy bay qua các trang thương mại điện tử cho cán bộ được cử đi công tác, chứng từ bao gồm:

  • Hóa đơn (hoặc vé máy bay điện tử)
  • Thẻ lên máy bay (boarding pass)
  • Chứng từ thanh toán tiền mặt hoặc không dùng tiền mặt (bắt buộc đối với hóa đơn >20tr)
  • Trong trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay thì cần bổ sung thêm Quyết định điều động đi công tác

2) Khi cá nhân tự mua vé máy bay, chứng từ bao gồm:

  • Hóa đơn (hoặc vé máy bay điện tử)
  • Thẻ lên máy bay (boarding pass)
  • Quyết định điều động đi công tác có xác nhận của doanh nghiệp, quy chế cho phép người lao động thanh toán khoản công tác phí bằng tài khoản cá nhân sau đó quyết toán lại với doanh nghiệp
  • Chứng từ thanh toán tiền mặt hoặc không dùng tiền mặt của cá nhân (bắt buộc đối với hóa đơn >20tr)
  • Chứng từ chi công tác phí của doanh nghiệp trả cho cá nhân

2.6. Chứng từ chi phí phúc lợi, công đoàn

Khoản chi có tính chất phúc lợi được tính vào chi phí hợp lý theo luật quy định không được vượt quá 1 tháng quỹ tiền lương thực tế, thực hiện bình quân của doanh nghiệp trong kỳ tính thuế. Trong từng trường hợp chứng từ cho khoản chi này có sự khác nhau, nhưng tựu chung lại gồm có một số chứng từ sau:

  • Quy chế lương, thưởng – Thỏa thuận lao động – Hợp đồng lao động
  • Quyết định của người đại diện pháp luật, quyết định phê duyệt chi phí
  • Bảng kê người lao động tham gia
  • Hợp đồng mua sản phẩm – dịch vụ
  • Hóa đơn, chứng từ liên quan
  • Hóa đơn tài chính hợp lệ
  • Chứng từ thanh toán đi kèm

2.7. Chi phí mua hàng trực tiếp của người bán có doanh thu dưới 100 triệu/năm

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp mua hàng hóa của các cá nhân, hộ kinh doanh có mức doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm (dưới mức thu nhập chịu thuế GTGT), và các sản phẩm như: sản phẩm nông, lâm, thủy sản nông dân trực tiếp khai thác; sản phẩm thủ công; sản phẩm phế liệu của người thu nhặt;… thì sẽ không có hóa đơn GTGT đầu vào. 

Khi đó, chứng từ cần thiết để hạch toán vào chi phí được trừ của doanh nghiệp gồm có:

  • Hợp đồng mua bán, cung ứng hàng hóa có đầy đủ dấu, chữ ký của hai bên
  • Biên bản giao nhận hàng hóa
  • Chứng từ thanh toán hợp lệ (tiền mặt hoặc không dùng tiền mặt đều được vì không có hóa đơn GTGT)
  • Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn theo mẫu số 01/TNDN (ban hành theo Thông tư 78/2014/TT-BTC)

2.8. Chứng từ kế toán tổng hợp góp vốn tài sản

Ngoài hình thức góp vốn bằng tiền, các cổ đông còn có thể góp vốn bằng phương tiện đi lại, văn phòng làm việc,… mà gọi chung là tài sản cố định. Chứng từ chứng minh góp vốn bằng tài sản cũng cần đảm bảo đầy đủ với quy định của pháp luật, cụ thể:

Khi các doanh nghiệp khác góp vốn, bộ chứng từ bao gồm:

  • Biên bản góp vốn thể hiện thông tin thành viên góp vốn, góp bao nhiêu, góp bằng tài sản gì,…
  • Biên bản định giá tài sản của Hội đồng giao nhận vốn góp hoặc của cơ quan có chức năng định giá theo quy định của pháp luật
  • Chứng nhận chuyển đổi quyền sở hữu của tài sản (nếu có)
  • Biên bản bàn giao tài sản kèm theo bộ hồ sơ gốc về nguồn gốc tài sản

Đối với cá nhân góp vốn, bộ chứng từ đơn giản hơn bao gồm:

  • Biên bản góp vốn
  • Biên bản bàn giao tài sản

Nếu tài sản của cá nhân là tài sản mới, chưa qua sử dụng, có hóa đơn hợp lệ được Hội đồng giao nhận vốn góp chấp nhận, thì doanh nghiệp có thể ghi nhận giá trị vốn góp bằng giá trị tài sản ghi trên hóa đơn bao gồm cả thuế GTGT và được kê khai khấu trừ thuế GTGT như bình thường.

Chứng từ kế toán tổng hợp trong doanh nghiệp gồm nhiều loại
Chứng từ kế toán tổng hợp trong doanh nghiệp gồm nhiều loại

2.9. Chứng từ kế toán tổng hợp mua sắm thanh lý tài sản

Bộ chứng từ ghi tăng tài sản gồm có:

  • Báo giá tài sản
  • Hợp đồng mua tài sản – Biên bản nhận góp vốn bằng tài sản
  • Biên bản họp hội đồng cổ đông về việc mua tài sản – Quyết định mua sắm tài sản của giám đốc
  • Hóa đơn tài chính hợp lệ
  • Biên bản bàn giao tài sản
  • Chứng từ thanh toán
  • Trong trường hợp xây dựng cơ bản cần có thêm chứng từ liên quan đến từng giai đoạn và hồ sơ hoàn thành như: hồ sơ nghiệm thu, bàn giao; hồ sơ thanh quyết toán

Bộ chứng từ ghi giảm tài sản gồm có:

  • Quyết định về việc thanh lý, nhượng bán tài sản của người đại diện pháp luật
  • Hợp đồng thanh lý, nhượng bán tài sản
  • Hóa đơn tài chính ghi theo giá trị trên hợp đồng
  • Biên bản bàn giao tài sản cho bên mua
  • Đối với trường hợp hư hỏng, mất mát tài sản cần có: biên bản kiểm kê tài sản bị hư hại, mất mát; quyết định trách nhiệm đền bù; chứng từ kế toán

Bộ chứng từ khấu hao tài sản gồm có:

  • Biên bản giao nhận tài sản cho các bên liên quan sử dụng
  • Bảng trích khấu hao tài sản cố định
  • Phiếu kế toán ghi nhận chi phí tương ứng của từng khoản mục/bộ phận theo thời gian trên biên bản giao nhận tài sản đưa vào sử dụng

2.10. Chứng từ phụ cấp cho người lao động

Để đảm bảo quyền lợi cho người lao động, doanh nghiệp thường bỏ ra một khoản chi phụ cấp làm việc như: ăn ca, xăng xe, điện thoại,… Bộ chứng từ dùng để hạch toán các khoản phụ cấp vào chi phí được trừ gồm có:

  • Hợp đồng lao động
  • Quy chế tài chính trong doanh nghiệp
  • Thỏa thuận lao động tập thể
  • Chứng từ chi tiền (phiếu chi, ủy nhiệm chi)

3. Biểu mẫu hướng dẫn tạo chứng từ kế toán tổng hợp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

Các mẫu chứng từ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC mang tính hướng dẫn, các doanh nghiệp được chủ động xây dựng thiết kế cho phù hợp với doanh nghiệp mình, để có tư liệu thiết kế các chứng từ kế toán cho riêng doanh nghiệp mình, các bạn có thể theo dõi các mẫu theo đường dẫn sau:

Các mẫu chứng từ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

Trên đây là tổng hợp những bộ chứng từ mà mỗi kế toán viên doanh nghiệp nhất định phải biết. Ngoài việc nắm vững 10 bộ chứng từ này, bạn phải nắm chắc kiến thức chuyên môn cũng như kinh nghiệm thực hành thực tế. 

Thấu hiểu được nhu cầu muốn nâng cao tay nghề kế toán, Trung tâm đào tạo NewTrain tự hào sẽ giúp đỡ bạn tối đa trên con đường sự nghiệp của “những con số” này. 

Đến với NewTrain, mỗi khóa học các học viên đều được dẫn dắt bởi các giảng viên là những kế toán trưởng đã có trên 10 năm kinh nghiệm trong nghề, bài giảng chất lượng cùng 80% thực hành, đảm bảo sẽ giúp bạn tiến bộ nhanh chóng. 

Hơn nữa, với chính sách hỗ trợ trọn đời tại NewTrain, các học viên sẽ có một người bạn sẵn sàng tư vấn, giải đáp thắc mắc trong suốt quá trình theo đuổi nghề kế toán, giúp đỡ và đưa bạn lên đến những vị trí cao với mức thu nhập xứng đáng.

Để biết thêm thông tin về các khóa học kế toán tổng hợp thực hành, các bạn có thể liên hệ với chúng tôi qua một trong các kênh sau để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời nhất:

Trung tâm đào tạo NewTrain chúc các bạn thành công!

0/5 (0 Reviews)

Avatar

Tốt nghiệp cử nhân khoa Kế toán – Kiểm toán Học viện Ngân hàng. Với niềm đam mê và yêu thích giảng dạy, mình thi tuyển làm giảng viên khoa Kế toán trường Kinh tế, kỹ thuật và Thủy sản và theo đuổi công việc giảng dạy gần 10 năm nay. Mình luôn trau dồi, tìm hiểu những phương pháp giảng dạy cô đọng, dễ hiểu nhất giúp học viên của mình không mất nhiều thời gian mà vẫn tích lũy được những kiến thức quan trọng.

2 thoughts on “10+ bộ chứng từ kế toán tổng hợp cho doanh nghiệp nhất định phải biết
  1. Pingback: 10+ bộ chứng từ kế toán tổng hợp cho doanh nghiệp nhất định phải biết – Trung tâm đào tạo Kế toán NewTrain

  2. Pingback: 10+ bộ chứng từ kế toán tổng hợp cho doanh nghiệp nhất định phải biết – Ngo Thi Hoan – NewTrain Accounting Education Centre

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Gọi điện
Gọi điện
Messenger
Messenger
Chat Zalo
Chat Zalo